Hướng dẫn sử dụng Thẻ Follow Up (Bám Đuổi)

Thẻ Follow Up là công cụ mạnh mẽ giúp bạn tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng. Thay vì phải ghi nhớ và nhắn tin thủ công cho từng người, thẻ này cho phép bạn đưa khách hàng vào một kịch bản chăm sóc tự động (luồng bám đuổi) để tăng tỷ lệ chuyển đổi và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khách hàng tiềm năng nào.

1. Khi nào nên sử dụng thẻ Follow Up? Use case

Để tối ưu hiệu quả, bạn nên sử dụng thẻ Follow Up trong các kịch bản thực tế sau:

• Kịch bản 1: Khách hàng còn phân vân về giá. Khi khách hàng nói "Để mình suy nghĩ thêm" hoặc "Giá hơi cao", bạn gắn thẻ Follow Up để đưa họ vào luồng: Gửi feedback của khách hàng cũ → Gửi chương trình khuyến mãi giới hạn → Nhắc nhở lần cuối.
• Kịch bản 2: Khách hàng im lặng sau khi nhận báo giá. Sau khi gửi báo giá mà khách không phản hồi trong 24h, bạn dùng thẻ Follow Up để kích hoạt luồng: Hỏi thăm xem khách có thắc mắc gì về báo giá không → Gửi tài liệu hướng dẫn chi tiết.
• Kịch bản 3: Chăm sóc sau tư vấn. Sau một cuộc gọi tư vấn thành công nhưng khách chưa chốt đơn ngay, hãy đưa khách vào luồng bám đuổi để duy trì sự hiện diện của thương hiệu trong tâm trí khách hàng.

2. Hướng dẫn thiết lập chi tiết

Để sử dụng thẻ Follow Up, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn luồng bám đuổi Bạn cần chọn một luồng bám đuổi đã được thiết lập sẵn trong hệ thống. (Nếu bạn chưa tạo luồng, hãy xem hướng dẫn chi tiết tại bài viết: BÁM ĐUỔI)

Bước 2: Thiết lập hành động khi có xung đột luồng Đây là phần quan trọng để tránh việc khách hàng nhận quá nhiều tin nhắn trùng lặp. Bạn cần chọn hành động khi khách hàng đang nằm trong một luồng bám đuổi khác:

• Ghi đè/Thay thế: Dừng luồng cũ và bắt đầu chạy luồng mới này.
• Bỏ qua: Nếu khách đang trong một luồng khác, hệ thống sẽ không thêm khách vào luồng mới này.
• Chạy song song: Khách hàng sẽ nhận tin nhắn từ cả hai luồng (Cần cân nhắc kỹ để tránh làm phiền khách).

3. Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra nội dung: Trước khi gắn thẻ Follow Up cho khách hàng, hãy đảm bảo nội dung trong module Bám Đuổi đã được biên tập chỉn chu và đúng đối tượng.
• Theo dõi phản hồi: Luôn theo dõi phản ứng của khách hàng trong luồng bám đuổi để điều chỉnh thời gian gửi tin nhắn (ví dụ: thay vì 1 ngày, hãy giãn ra 2-3 ngày) nhằm tránh gây cảm giác bị làm phiền.