Hướng dẫn sử dụng thẻ Send Email

Thẻ Send Email cho phép bạn tự động hóa việc gửi thư điện tử đến khách hàng trong các quy trình chăm sóc khách hàng, giúp doanh nghiệp duy trì kết nối chuyên nghiệp và kịp thời mà không cần thao tác thủ công.

---

1. Cấu hình cơ bản

Để bắt đầu, bạn cần thiết lập 3 thông tin quan trọng sau:

• Tích hợp SMTP: Chọn tài khoản SMTP bạn đã cấu hình để làm "động cơ" gửi thư.
• Thuộc tính email: Chọn trường dữ liệu chứa địa chỉ email của khách hàng mà bạn muốn gửi đến.
• Tiêu đề email: Nhập nội dung tiêu đề để khách hàng dễ dàng nhận biết mục đích của thư.

---

2. Soạn thảo nội dung email

Tùy vào mục đích của email, bạn có thể lựa chọn một trong hai phương thức soạn thảo sau:

Cách 1: Sử dụng Email Builder (Dành cho email chuyên nghiệp)

Nếu bạn cần gửi các email có thiết kế đẹp, chuẩn marketing (như thư chào mừng, bản tin khuyến mãi), hãy chọn Email Builder. Bạn có thể sử dụng các mẫu email đã được tạo sẵn trong module Thiết Kế Email.

Cách 2: Sử dụng Content Editor (Dành cho email thông báo nhanh)

Nếu bạn cần gửi các thông báo ngắn gọn, mang tính giao dịch (như xác nhận đơn hàng, thông báo trạng thái), hãy chọn Content Editor để tự soạn nội dung trực tiếp.

Các công cụ hỗ trợ trong Content Editor: Để nội dung email rõ ràng và thu hút hơn, bạn có thể sử dụng các tính năng soạn thảo sau:

• Định dạng văn bản (2): In đậm, in nghiêng, gạch dưới hoặc gạch ngang để nhấn mạnh thông tin quan trọng.
• Tổ chức nội dung (3, 4): Tạo danh sách thứ tự (Order list), chèn hình ảnh hoặc bảng biểu để trình bày dữ liệu trực quan.
• Trình bày (5, 7): Căn lề nội dung, tùy chỉnh kích thước, font chữ và kiểu dáng chữ.
• Liên kết (6): Chèn đường dẫn (link) vào văn bản để điều hướng khách hàng đến website hoặc tài liệu hướng dẫn.

---

3. Ví dụ ứng dụng thực tế Use case

Để tối ưu hóa thẻ Send Email, bạn có thể áp dụng vào các kịch bản vận hành sau:

Kịch bản 1: Xác nhận đơn hàng tự động

• Luồng: Khi trạng thái đơn hàng chuyển thành "Đã xác nhận" → Kích hoạt thẻ Send Email.
• Nội dung: Gửi email thông báo cho khách hàng về việc đơn hàng đã được tiếp nhận và dự kiến ngày giao hàng.

Kịch bản 2: Chào mừng khách hàng mới

• Luồng: Khi một khách hàng mới được tạo trên hệ thống → Kích hoạt thẻ Send Email.
• Nội dung: Sử dụng Email Builder để gửi một thư chào mừng chuyên nghiệp, giới thiệu về giá trị doanh nghiệp và tặng mã giảm giá cho đơn hàng đầu tiên.

Kịch bản 3: Thông báo tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ

• Luồng: Khi khách hàng gửi một yêu cầu hỗ trợ (Ticket) → Kích hoạt thẻ Send Email.
• Nội dung: Sử dụng Content Editor để gửi thư xác nhận: "Chúng tôi đã nhận được yêu cầu của bạn và chuyên viên sẽ phản hồi trong vòng 2 giờ làm việc".