8.4. THÀNH VIÊN

6 phút đọc

Cập nhật: 8 tháng 5, 2026

Quản lý Thành viên không chỉ là việc cấp quyền truy cập, mà là cách bạn xây dựng quy trình vận hành chuyên nghiệp. Việc phân quyền chi tiết giúp doanh nghiệp:

Bảo mật dữ liệu: Ngăn chặn việc rò rỉ hoặc xóa nhầm dữ liệu khách hàng.
Tối ưu hiệu suất: Nhân viên chỉ tập trung vào đúng công cụ họ cần, không bị gây nhiễu bởi các tính năng không liên quan.
Đo lường chính xác: Ghi nhận KPI cho đúng người, đúng việc thông qua hệ thống vai trò hỗ trợ.

1. Thiết lập Vai trò (Role)

Thay vì cấp toàn quyền cho mọi nhân viên (gây rủi ro bảo mật), bạn nên tạo các Vai trò đại diện cho từng vị trí công việc (ví dụ: Nhân viên CSKH, Trưởng nhóm, Kỹ thuật Bot).

Bước 1: Truy cập Cài đặt → Thành viên → chọn tab Vai trò → chọn Thêm Vai trò.

Bước 2: Thiết lập thông tin chi tiết:

Tên vai trò: Đặt tên theo vị trí công việc để dễ quản lý (Bắt buộc).
Mô tả: Ghi chú rõ vai trò này dùng cho mục đích gì (Tùy chọn).
Phân quyền: Tích chọn các module và tính năng mà vai trò này được phép sử dụng.

Chi tiết quyền hạn theo Module

💬 Module Nhắn tin (Livechat)

Đây là khu vực vận hành chính. Việc phân quyền tại đây ảnh hưởng trực tiếp đến cách tính KPI của nhân viên.

Quyền	Mô tả & Ứng dụng
LEADER	Quản lý điều phối: Có quyền xem toàn bộ hội thoại, chia khách cho nhân viên, cấu hình mẫu câu trả lời nhanh. Phù hợp cho Quản lý/Team Lead.
HỖ TRỢ CHÍNH	Trực tiếp xử lý: Nhân viên chịu trách nhiệm chính cho hội thoại. Mọi tương tác tại đây sẽ được tính vào KPI của nhân viên đó.
HỖ TRỢ PHỤ	Hỗ trợ phối hợp: Dùng khi nhân viên chính cần sự trợ giúp từ đồng nghiệp. Các tương tác này không được tính KPI để tránh trùng lặp.

Mẹo vận hành: Để tính năng "Chia hội thoại" hoạt động chính xác, bạn nên thiết lập đầy đủ cả 3 vai trò trên cho đội ngũ nhân sự.

🤖 Module Bot-Automation

Dành cho những nhân sự chịu trách nhiệm xây dựng kịch bản tự động.

Quyền	Mô tả & Ứng dụng
Setup Bot	Toàn quyền chỉnh sửa: Được phép thay đổi kịch bản, cấu hình AI. (Xem chi tiết tại tài liệu AI Chatbot và GenAI).
Preview Bot	Kiểm tra: Chỉ được xem kịch bản để test lỗi, không thể chỉnh sửa. Phù hợp cho người duyệt kịch bản.

👥 Module Khách hàng & Thống kê

Khu vực nhạy cảm về dữ liệu, cần phân quyền cẩn trọng.

Khách hàng: Quyền xem, chỉnh sửa, nhập (import) và xuất (export) dữ liệu.
- ⚠️ Cảnh báo: Chỉ cấp quyền Export cho cấp quản lý để tránh rò rỉ danh sách khách hàng.
Thống kê: Quyền xem báo cáo tương tác và hiệu suất. Giúp quản lý theo dõi tiến độ làm việc của team.

⚙️ Module Cài đặt

Để tránh việc nhân viên vô tình làm thay đổi cấu hình hệ thống, hãy chia nhóm quyền như sau:

Nhóm Quản trị Nội dung (Có thể cấp cho Team Lead):

Block Templates / Message Templates / Tags: Tạo mẫu tin nhắn và thẻ phân loại để chuẩn hóa quy trình chat.

Nhóm Quản trị Hệ thống (Chỉ cấp cho Chủ Biz/Kỹ thuật):

Business / Channels / Members: Thay đổi thông tin doanh nghiệp, kết nối kênh (Facebook, Zalo...) và quản lý nhân sự.
Integrations / API / Webview Domains: Kết nối bên thứ ba, cấp Token API và quản lý tên miền.
Attributes: Chỉnh sửa các thuộc tính tùy chỉnh của hệ thống.
Packages / Upgrades: Quản lý gói cước và nâng cấp tài khoản.

📜 Module Logs

Logs: Quyền xem lịch sử hoạt động của Bot. Đây là "hộp đen" giúp kỹ thuật viên truy vết lỗi hoặc theo dõi các thay đổi trong kịch bản Automation.

Sau khi hoàn tất, chọn Lưu để tạo vai trò.

2. Gợi ý thiết lập theo mô hình doanh nghiệp

Nếu bạn chưa biết nên phân quyền thế nào, hãy tham khảo 3 mô hình phổ biến sau:

Mô hình	Vai trò	Quyền hạn đề xuất	Mục đích thực tế
Shop nhỏ	Nhân viên trực	Nhắn tin (Hỗ trợ chính), Khách hàng (Xem/Sửa)	Tập trung chốt đơn, không can thiệp vào cài đặt hệ thống.
Team chuyên nghiệp	Team Lead	Nhắn tin (Leader), Thống kê, Khách hàng (Export)	Điều phối hội thoại, theo dõi KPI và xuất báo cáo.
	Agent	Nhắn tin (Hỗ trợ chính), Khách hàng (Xem/Sửa)	Xử lý khách hàng theo phân công của Lead.
Thuê Agency/Freelancer	Kỹ thuật Bot	Bot-Automation (Setup), Logs	Chỉ tập trung xây kịch bản, không cho xem dữ liệu khách hàng để bảo mật.

3. Chỉnh sửa vai trò

Khi quy trình vận hành thay đổi, bạn có thể cập nhật quyền hạn của vai trò. Mọi nhân viên đang giữ vai trò đó sẽ được cập nhật quyền mới ngay lập tức.

Chọn biểu tượng Chỉnh sửa (hình cây bút) bên cạnh vai trò cần thay đổi.

Điều chỉnh các quyền hạn → Chọn Lưu.

4. Thêm nhân viên vào Business

Điều kiện bắt buộc: Nhân viên phải có tài khoản SmaxAi (đã đăng ký và đăng nhập) trước khi được thêm vào biz.

Bước 1: Yêu cầu nhân viên truy cập vào phần Hồ sơ cá nhân và gửi cho bạn địa chỉ Email đăng ký tài khoản.

Bước 2: Tại cài đặt Thành viên, chọn Thêm thành viên.

Bước 3: Nhập Email của nhân viên → Chọn Vai trò tương ứng đã tạo ở Mục 1 → Chọn Lưu.

Thay đổi vai trò nhanh: Bạn có thể thay đổi vai trò của nhân viên bất cứ lúc nào bằng cách chọn trực tiếp tại cột VAI TRÒ trong danh sách thành viên mà không cần vào phần chỉnh sửa chi tiết.