Hướng dẫn Tự động hóa Chăm sóc Khách hàng qua Google Sheet Trigger

Bạn có một danh sách khách hàng trên Google Sheet và muốn SmaxAI tự động gửi tin nhắn, kết bạn Zalo hoặc thông báo đơn hàng ngay khi có dữ liệu mới? Google Sheet Trigger chính là "cầu nối" giúp bạn biến bảng tính tĩnh thành một hệ thống chăm sóc khách hàng tự động, loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu thủ công.

---

🚀 Ứng dụng thực tế

Trước khi bắt đầu cài đặt, hãy xem tính năng này giúp ích gì cho doanh nghiệp của bạn:

• Case 1: Chào mừng Lead từ Quảng cáo: Khách hàng điền Form đăng ký → Dữ liệu tự động đổ về Google Sheet → SmaxAI tự động gửi tin nhắn chào mừng qua Zalo ngay lập tức.
• Case 2: Thông báo trạng thái đơn hàng: Kế toán cập nhật trạng thái "Đang giao hàng" vào Sheet → SmaxAI tự động gửi tin ZNS thông báo cho khách hàng.
• Case 3: Tái chăm sóc khách hàng cũ: Bạn upload danh sách SĐT khách hàng cũ lên Sheet → SmaxAI tự động quét và gửi lời mời kết bạn Zalo để mở lại kênh giao tiếp.

---

🛠 Hướng dẫn Cài đặt Chi tiết

Để hệ thống vận hành, bạn cần thực hiện theo 4 giai đoạn sau:

Giai đoạn I: Tạo kênh Phone Channel (Nền tảng kết nối)

Đây là bước tạo "cổng" để SmaxAI có thể nhận diện và tương tác với khách hàng qua số điện thoại.

Bước 1: Mở module Livechat, chọn Thêm Kênh.

Bước 2: Chọn kênh Phone Channel → Chọn Kết nối với tài khoản Phone.

Bước 3: Chọn Tạo Kênh Kết Nối Mới.

Bước 4: Nhập Tên kênh và chọn Lưu.

Bước 5: Chọn Thêm vào biz.

---

Giai đoạn II: Thiết lập Trigger Google Sheet (Kết nối dữ liệu)

Bước 1: Trong module Bot - Auto, chọn Phone Channel vừa tạo.

Bước 2: Chọn Tạo mới trigger.

Bước 3: Chọn loại trigger là Google Sheet.

Bước 4: Tại phần Integrations, chọn Thêm mới.

Bước 5: Nhập tên kết nối → Chọn Google Auth. Tại cửa sổ hiện ra, chọn Continue và đồng ý cấp quyền cho Smax.

Bước 6: Cấu hình file Sheet Trước khi kết nối, bạn cần chuẩn bị file Google Sheet:

• Kết nối URL: Copy đường link (URL) của file Sheet và dán vào ô Url trong trigger.
• Ánh xạ cột SĐT: Tại Column Customer Phone, chọn cột chứa số điện thoại trong file Sheet của bạn.
• Ánh xạ cột Tên: Chọn Thêm mới → Chọn cột chứa tên → Lưu vào attribute name.

Hoàn tất: Chọn Lưu trigger. Lúc này, hệ thống sẽ cung cấp cho bạn một đoạn Apps script (Hãy giữ nguyên trang này để sử dụng cho Giai đoạn IV).

---

Giai đoạn III: Xây dựng Kịch bản Bot (Hành động tự động)

Sau khi khách hàng được tạo từ Sheet, bạn muốn Bot làm gì? Hãy chọn Block tương ứng và nhấn Cập nhật.

1. Kịch bản gửi tin nhắn ZNS (Thông báo chuyên nghiệp)

Bạn có thể dùng thẻ Google Sheet trong Block để tìm thông tin chi tiết (như Mã đơn hàng, Sản phẩm) từ số điện thoại, sau đó dùng thẻ ZNS để gửi tin. → Sử dụng thẻ ZNS để gửi tin cho khách.

2. Kịch bản Tự động kết bạn Zalo

Sử dụng thẻ Find/Add Zalo User để SmaxAI tự động tìm kiếm Zalo từ số điện thoại và gửi lời mời kết bạn.

---

Giai đoạn IV: Kích hoạt "Cầu nối" Apps Script trên Google Sheet

Đây là bước cuối cùng để "ra lệnh" cho Google Sheet báo cho SmaxAI mỗi khi có dữ liệu mới.

Bước 1: Copy đoạn code trong phần Apps script của trigger (đã tạo ở Giai đoạn II).

Bước 2: Tại file Google Sheet → Chọn Extensions (Tiện ích mở rộng) → Apps Script.

Bước 3: Dán đoạn code đã copy vào và nhấn Save (Lưu).

Bước 4: Cấu hình Trigger cho Script Chọn biểu tượng Triggers (Kích hoạt) → Add Trigger (Thêm trình kích hoạt).

Tại phần cấu hình, hãy chọn theo nhu cầu vận hành của bạn:

• Nếu bạn nhập tay dữ liệu: Chọn onEdit và On edit.
• Nếu dữ liệu đổ về tự động (từ Form, n8n, tool...): Chọn onChange và On change.

Bước 5: Nhấn Save.

---

✅ Kiểm tra vận hành

Hãy thử thêm một dòng khách hàng mới (Tên và SĐT) vào file Sheet.

Kết quả:

1. Một khách hàng mới sẽ được tạo tự động trên SmaxAI.
2. Kịch bản tự động (Gửi ZNS hoặc Kết bạn Zalo) sẽ ngay lập tức được thực thi trên khách hàng này.