Quản lý trạng thái hội thoại (Thread Status)

Thẻ Thread Status trong module Nhắn tin cho phép bạn đánh dấu trạng thái Đã đọc (Read) hoặc Chưa đọc (Unread) cho các cuộc hội thoại với khách hàng.

Thay vì chỉ là một thao tác kỹ thuật, tính năng này đóng vai trò như một công cụ quản lý luồng công việc, giúp bạn phân loại mức độ ưu tiên và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yêu cầu nào từ khách hàng trong quá trình vận hành.

1. Hướng dẫn thao tác

Tại giao diện hội thoại, bạn có thể thay đổi trạng thái bằng cách:

• Chọn Read: Đánh dấu hội thoại là đã đọc khi bạn đã tiếp nhận và xử lý xong yêu cầu.
• Chọn Unread: Đánh dấu hội thoại là chưa đọc để lưu lại và quay lại xử lý sau.

---

2. Ứng dụng thực tế trong vận hành

Để tối ưu hóa hiệu quả chăm sóc khách hàng, bạn có thể áp dụng thẻ Thread Status vào các kịch bản sau:

📌 Trường hợp 1: Tạo nhắc nhở xử lý sau (Reminder)

Trong quá trình trực chat, có những yêu cầu từ khách hàng cần thời gian kiểm tra thông tin (ví dụ: kiểm tra tồn kho, hỏi ý kiến cấp trên) nên bạn không thể trả lời ngay lập tức.

• Cách dùng: Hãy chuyển trạng thái hội thoại sang Unread.
• Lợi ích: Khi quay lại danh sách tin nhắn, những hội thoại "Chưa đọc" sẽ nổi bật hơn, giúp bạn nhận diện nhanh những việc còn tồn đọng và phản hồi khách hàng kịp thời.

📌 Trường hợp 2: Phối hợp và bàn giao giữa các nhân viên

Khi một nhân viên tiếp nhận khách nhưng cần chuyển giao cho một nhân viên chuyên môn khác xử lý.

• Cách dùng: Nhân viên tiếp nhận đánh dấu hội thoại là Unread và thông báo cho đồng nghiệp.
• Lợi ích: Nhân viên tiếp nhận sau nhìn vào danh sách sẽ biết chính xác hội thoại nào đang chờ xử lý để ưu tiên giải quyết trước, tránh tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót khách.

💡 Mẹo nhỏ cho bạn

Hãy tập thói quen chỉ chuyển trạng thái sang Read khi vấn đề của khách hàng đã được giải quyết triệt để. Việc duy trì trạng thái Unread cho các yêu cầu đang chờ xử lý sẽ giúp bạn quản lý KPI phản hồi khách hàng một cách khoa học và chính xác hơn.