5.2.14.1. NEW ORDER

Hướng dẫn thiết lập Trigger New Order: Tự động xác nhận đơn hàng và nâng cao trải nghiệm chăm sóc khách hàng

Sau khi khách hàng hoàn tất đặt hàng, việc phản hồi kịp thời đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng niềm tin và nâng cao trải nghiệm mua sắm. Nếu khách hàng không nhận được xác nhận trong thời gian ngắn, họ có thể lo ngại đơn hàng chưa được ghi nhận hoặc cân nhắc hủy đơn.

Trigger New Order giúp doanh nghiệp tự động gửi tin nhắn xác nhận ngay khi đơn hàng được tạo thành công. Khách hàng sẽ nhanh chóng nhận được thông tin về đơn hàng mà không cần nhân viên thao tác thủ công, góp phần tăng tính chuyên nghiệp và giảm thời gian phản hồi.

Bên cạnh việc xác nhận đơn hàng, Trigger New Order còn hỗ trợ điều hướng khách hàng từ các kênh như Facebook Fanpage sang Zalo Official Account, giúp doanh nghiệp xây dựng kênh chăm sóc khách hàng ổn định, duy trì tương tác và triển khai các hoạt động remarketing hiệu quả hơn.

1. Khi nào bạn nên sử dụng Trigger New Order?

Trigger New Order phù hợp khi bạn muốn tự động hóa quy trình xác nhận đơn hàng và nâng cao trải nghiệm chăm sóc khách hàng ngay từ thời điểm đơn hàng được tạo.

Bạn nên thiết lập Trigger này trong các trường hợp sau:

• Xác nhận đơn hàng ngay lập tức

Tự động gửi tin nhắn cảm ơn và xác nhận đơn hàng ngay sau khi khách hàng hoàn tất đặt hàng. Việc phản hồi nhanh giúp khách hàng yên tâm rằng đơn hàng đã được hệ thống ghi nhận, đồng thời giảm nguy cơ hủy đơn do chờ đợi hoặc thiếu thông tin.

• Điều hướng khách hàng sang Zalo Official Account

Nếu khách hàng chưa từng nhắn tin qua Zalo Official Account, Trigger sẽ hỗ trợ điều hướng từ Facebook Fanpage sang Zalo. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng tệp khách hàng trên kênh sở hữu, giảm sự phụ thuộc vào thuật toán của các nền tảng mạng xã hội và tạo nền tảng cho hoạt động chăm sóc khách hàng lâu dài.

• Cá nhân hóa nội dung chăm sóc khách hàng

Tin nhắn có thể tự động chèn các thông tin từ đơn hàng như mã đơn, tên sản phẩm, tổng tiền hoặc các dữ liệu khác. Điều này giúp nội dung gửi đến khách hàng chính xác, chuyên nghiệp và mang lại trải nghiệm cá nhân hóa

2. Chuẩn bị trước khi thiết lập

Để Trigger hoạt động chính xác và ổn định, hãy đảm bảo hoàn thành các bước chuẩn bị sau:

1. Kết nối nguồn dữ liệu đơn hàng: Đảm bảo hệ thống Smax đã được kết nối với nền tảng bán hàng đang sử dụng (ví dụ: Poscake, Nhanh.vn, Haravan...). Đây là nguồn dữ liệu để Trigger nhận biết và xử lý các đơn hàng mới.
2. Cấu hình Phone Channel (Kênh điện thoại): Thiết lập Phone Channel để hệ thống có thể định danh khách hàng thông qua số điện thoại trên đơn hàng. Đây là điều kiện cần để Trigger xác định đúng người nhận và gửi tin nhắn tự động.
3. Soạn sẵn Mẫu tin nhắn (Block): Tạo sẵn mẫu tin nhắn sẽ được gửi khi Trigger được kích hoạt. Bạn có thể thiết kế nội dung bao gồm lời chào, thông tin xác nhận đơn hàng, lời cảm ơn hoặc các biến dữ liệu động để cá nhân hóa nội dung gửi đến khách hàng.

3. Hướng dẫn thiết lập chi tiết

Bước 1: Khởi tạo Trigger Truy cập vào module Bot-Auto → Chọn mục Kịch bản (Trigger) → Bấm Tạo mới trigger → Chọn New Order.

Bước 2: Cấu hình chi tiết Tại giao diện thiết lập, bạn thực hiện theo các hướng dẫn sau:

• (1) Chọn kênh Phone Channel: Lựa chọn kênh điện thoại áp dụng để hệ thống đối soát số điện thoại khách hàng.
• (2) Chọn nguồn dữ liệu đơn hàng: Chọn nguồn chứa dữ liệu đơn hàng mà bạn muốn theo dõi (Ví dụ: Đơn hàng từ Pancake).
• (3) Luồng gửi tin khi tìm thấy khách hàng: Nếu khách hàng này đã từng nhắn tin cho Fanpage, hệ thống sẽ tự động gửi nội dung xác nhận qua Messenger.
• (4) Luồng gửi tin khi KHÔNG tìm thấy khách hàng: Nếu khách chưa từng tương tác với Page, hệ thống sẽ dùng số điện thoại trên đơn hàng để tiếp cận qua kênh khác.
  • Ví dụ: Tự động gửi lời mời kết bạn Zalo kèm lời chào để bắt đầu chăm sóc khách hàng trên Zalo.
• (5) Lưu dữ liệu đơn hàng vào thuộc tính: Bạn có thể lưu các thông tin (Mã đơn, Tổng tiền, Sản phẩm) vào "Bộ nhớ" (Thuộc tính) của khách hàng.
  • Lợi ích: Việc này giúp bạn biết chính xác khách đã mua gì để tư vấn các sản phẩm phối kèm hoặc chăm sóc sau bán một cách cá nhân hóa.

4. Ví dụ ứng dụng thực tế Use case

Trường hợp 1: Shop Thời trang (Tự động xác nhận đơn hàng, giảm tỷ lệ hủy đơn)

• Mục tiêu: Tự động gửi thông tin xác nhận ngay sau khi đơn hàng được tạo, giúp khách hàng yên tâm rằng đơn hàng đã được tiếp nhận và đang được xử lý.
• Thiết lập:
  • Kết nối nguồn dữ liệu đơn hàng từ Poscake.
  • Cấu hình Phone Channel để định danh khách hàng theo số điện thoại.
  • Thiết lập Trigger New Order và lựa chọn mẫu tin nhắn phù hợp.
• Quy trình hoạt động:

  • Khách hàng đã từng nhắn tin với Fanpage facebook: Hệ thống tự động gửi tin nhắn xác nhận đơn hàng qua Messenger.

    Ví dụ:

    Chào chị Lan, Shop A đã nhận được đơn hàng #123 (Váy hoa nhí). Đơn hàng của chị đang được xử lý và sẽ được giao trong thời gian sớm nhất. Cảm ơn chị đã mua sắm tại Shop A!

  • Khách hàng chưa từng nhắn tin với Fanpage: Hệ thống gửi lời mời kết nối qua Zalo Official Account để xác nhận đơn hàng và duy trì kênh chăm sóc khách hàng.

    Ví dụ:

    Chào chị Lan, em là nhân viên Shop A. Shop vừa nhận được đơn hàng #123 của chị. Em xin gửi lời mời kết nối qua Zalo để hỗ trợ xác nhận đơn hàng và cập nhật trạng thái giao hàng nhanh chóng.

• Kết quả:
  • Khách hàng nhận được phản hồi ngay sau khi đặt hàng.
  • Giảm tình trạng khách hàng hủy đơn do chưa nhận được xác nhận.
  • Nâng cao trải nghiệm và sự chuyên nghiệp trong quy trình bán hàng.

Trường hợp 2: Shop Mỹ phẩm (Cá nhân hóa chăm sóc sau bán hàng)

• Mục tiêu: Lưu trữ thông tin sản phẩm khách hàng đã mua để phục vụ các hoạt động chăm sóc, tư vấn và bán hàng sau này.

• Thiết lập:

  • Cấu hình Trigger để lưu thông tin sản phẩm từ đơn hàng vào Thuộc tính khách hàng (Customer Attributes).
  • Chuẩn bị các Trigger chăm sóc sau bán dựa trên thông tin đã lưu.

• Quy trình hoạt động: Khi khách hàng mua sản phẩm Serum trị mụn, hệ thống sẽ tự động lưu tên sản phẩm vào hồ sơ khách hàng.

  Sau khoảng 15 ngày, doanh nghiệp có thể sử dụng Trigger khác để gửi tin nhắn chăm sóc phù hợp.

  Ví dụ:

  Chào chị Lan, sản phẩm Serum trị mụn chị đã mua sắp sử dụng hết. Nếu chị có nhu cầu đặt thêm hoặc cần tư vấn liệu trình, Shop luôn sẵn sàng hỗ trợ.

• Kết quả:

  • Dễ dàng triển khai các chiến dịch chăm sóc khách hàng theo từng nhóm sản phẩm.
  • Tăng khả năng khách hàng quay lại mua hàng.
  • Nâng cao tỷ lệ giữ chân khách hàng (Customer Retention Rate) và giá trị vòng đời khách hàng (Customer Lifetime Value).