Hướng dẫn thiết lập Trigger New Order: Tự động xác nhận đơn hàng & Chăm sóc đa kênh

Bạn có đang gặp tình trạng khách hàng hủy đơn vì lo lắng đơn hàng chưa được ghi nhận? Hay bạn muốn xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp, khiến khách hàng cảm thấy được quan tâm ngay lập tức sau khi nhấn nút "Đặt hàng"?

Trigger New Order là giải pháp tự động gửi tin nhắn xác nhận đơn hàng đến khách hàng ngay lập tức. Không chỉ dừng lại ở việc thông báo, công cụ này còn giúp bạn điều hướng khách hàng từ Fanpage sang Zalo để chăm sóc bền vững hơn.

---

1. Khi nào bạn nên sử dụng Trigger New Order?

Hãy thiết lập Trigger này khi bạn muốn tối ưu hóa quy trình vận hành trong các trường hợp sau:

• Xác nhận đơn hàng tức thì: Gửi lời cảm ơn và xác nhận thông tin đơn hàng ngay khi đơn được tạo, giúp giảm tỷ lệ hủy đơn do khách hàng lo lắng.
• Điều hướng khách hàng sang Zalo: Tự động tiếp cận khách hàng qua Zalo nếu họ chưa từng nhắn tin cho Fanpage. Điều này giúp bạn sở hữu tệp khách hàng bền vững, không bị phụ thuộc vào thuật toán của Facebook.
• Cá nhân hóa trải nghiệm: Gửi tin nhắn chứa chính xác mã đơn hàng, tổng tiền và tên sản phẩm, khiến khách hàng cảm thấy đơn hàng của mình đang được xử lý một cách cẩn thận.

2. Chuẩn bị trước khi thiết lập

Để Trigger hoạt động chính xác, bạn cần chuẩn bị 3 yếu tố sau:

1. Kết nối nguồn dữ liệu đơn hàng: Đảm bảo bạn đã kết nối Smax với các nền tảng như Pancake, Shopify, Haravan...
2. Cấu hình Phone Channel (Kênh điện thoại): Đây là bước quan trọng để hệ thống định danh khách hàng thông qua số điện thoại trên đơn hàng.
3. Soạn sẵn Mẫu tin nhắn (Block): Chuẩn bị nội dung lời chào, xác nhận đơn hàng mà bạn muốn gửi cho khách.

3. Hướng dẫn thiết lập chi tiết

Bước 1: Khởi tạo Trigger Truy cập vào module Bot-Auto → Chọn mục Kịch bản (Trigger) → Bấm Tạo mới trigger → Chọn New Order.

Bước 2: Cấu hình chi tiết Tại giao diện thiết lập, bạn thực hiện theo các hướng dẫn sau:

• (1) Chọn kênh Phone Channel: Lựa chọn kênh điện thoại áp dụng để hệ thống đối soát số điện thoại khách hàng.
• (2) Chọn nguồn dữ liệu đơn hàng: Chọn nguồn chứa dữ liệu đơn hàng mà bạn muốn theo dõi (Ví dụ: Đơn hàng từ Pancake).
• (3) Luồng gửi tin khi tìm thấy khách hàng: Nếu khách hàng này đã từng nhắn tin cho Fanpage, hệ thống sẽ tự động gửi nội dung xác nhận qua Messenger.
• (4) Luồng gửi tin khi KHÔNG tìm thấy khách hàng: Nếu khách chưa từng tương tác với Page, hệ thống sẽ dùng số điện thoại trên đơn hàng để tiếp cận qua kênh khác.
  • Ví dụ: Tự động gửi lời mời kết bạn Zalo kèm lời chào để bắt đầu chăm sóc khách hàng trên Zalo.
• (5) Lưu dữ liệu đơn hàng vào thuộc tính: Bạn có thể lưu các thông tin (Mã đơn, Tổng tiền, Sản phẩm) vào "Bộ nhớ" (Thuộc tính) của khách hàng.
  • Lợi ích: Việc này giúp bạn biết chính xác khách đã mua gì để tư vấn các sản phẩm phối kèm hoặc chăm sóc sau bán một cách cá nhân hóa.

---

4. Ví dụ ứng dụng thực tế Use case

Trường hợp 1: Shop Thời trang (Giảm tỷ lệ "bom" hàng)

• Mục tiêu: Thông báo đơn hàng ngay lập tức để khách yên tâm.
• Thiết lập: Nguồn đơn Pancake → Kết nối Phone Channel.
• Vận hành:
  • Khách cũ: Nhận tin Messenger: "Chào chị Lan, Shop A đã nhận được đơn hàng #123 (Váy hoa nhí). Shop sẽ gửi hàng đi trong hôm nay nhé!"
  • Khách mới: Nhận lời mời kết bạn Zalo: "Chào chị Lan, em là nhân viên Shop A, em gửi lời mời kết bạn để xác nhận đơn hàng #123 chị vừa đặt ạ!"
• Kết quả: Khách hàng luôn được thông báo dù đặt hàng ở bất kỳ đâu, tăng tỷ lệ nhận hàng thành công.

Trường hợp 2: Shop Mỹ phẩm (Tối ưu chăm sóc sau bán)

• Mục tiêu: Lưu thông tin sản phẩm để tư vấn liệu trình tiếp theo.
• Thiết lập: Lưu tên sản phẩm vào Thuộc tính khách hàng.
• Vận hành: Khi khách đặt "Serum trị mụn", hệ thống lưu thông tin này vào hồ sơ khách hàng.
• Kết quả: 15 ngày sau, shop có thể dùng Trigger khác để gửi tin nhắn: "Chào chị Lan, Serum trị mụn chị mua sắp hết rồi, chị có muốn đặt thêm để không bị gián đoạn liệu trình không ạ?" → Tăng tỷ lệ mua lại (Retention rate).