9.7. BẢNG DỮ LIỆU

1. Tại sao bạn nên sử dụng Bảng dữ liệu?

Thay vì phải nhập liệu thủ công hoặc sử dụng các bảng tính bên ngoài, Bảng dữ liệu trong Smax AI giúp bạn tối ưu vận hành thông qua khả năng tự động hóa:

• Phản hồi tức thì: Bot tự động tra cứu thông tin từ bảng để trả lời khách hàng ngay lập tức mà không cần nhân viên can thiệp.
• Loại bỏ nhập liệu thủ công: Mọi thông tin khách hàng cung cấp trong quá trình chat sẽ được Bot tự động ghi lại vào bảng, giúp dữ liệu luôn chính xác và cập nhật.
• Quản lý tập trung: Toàn bộ dữ liệu quan trọng được lưu trữ tại một nơi duy nhất, dễ dàng theo dõi, chỉnh sửa hoặc xuất báo cáo.

2. Ứng dụng thực tế Use case

Bạn hãy sử dụng Bảng dữ liệu khi muốn triển khai các kịch bản tự động hóa như sau:

• Tra cứu đơn hàng tự động:
  • Cách vận hành: Bạn lưu Mã đơn hàng và Trạng thái vận chuyển vào bảng. Khi khách hàng nhập mã đơn, Bot sẽ tự động tìm kiếm trong bảng và thông báo: "Đơn hàng của bạn hiện đang được giao" hoặc "Đơn hàng đã hoàn thành".
• Hệ thống tích điểm thành viên:
  • Cách vận hành: Lưu ID khách hàng và Số điểm tích lũy. Khi khách mua hàng, Bot tự động cộng điểm vào bảng. Khi khách yêu cầu kiểm tra, Bot sẽ trả về số điểm hiện có của khách hàng đó.
• Quản lý danh mục sản phẩm & Giá cả:
  • Cách vận hành: Lưu danh sách sản phẩm và giá bán. Khi có thay đổi về giá, bạn chỉ cần cập nhật một lần duy nhất trong Bảng dữ liệu, Bot sẽ luôn báo giá mới nhất cho khách hàng trong mọi kịch bản chat.

3. Hướng dẫn khởi tạo Bảng dữ liệu

Để tạo một Bảng dữ liệu mới, bạn thực hiện theo 3 bước sau:

Bước 1: Truy cập vào Biz của bạn trên Smax AI → Chọn Extend Modules trên thanh menu.

Bước 2: Chọn mục Bảng dữ liệu để bắt đầu khởi tạo.

Bước 3: Nhấn nút Thêm mới để tạo bảng dữ liệu theo nhu cầu của bạn.

4. Quản lý và Vận hành dữ liệu

Sau khi tạo bảng, bạn có thể thực hiện các thao tác quản trị để tối ưu hóa dữ liệu:

• Thiết lập cột: Tạo các cột thông tin (ví dụ: Tên khách hàng, Số điện thoại, Địa chỉ, Trạng thái đơn hàng) với định dạng dữ liệu phù hợp (Văn bản, Số, Ngày tháng).
• Thao tác dữ liệu trực tiếp:
  • Thêm mới: Nhập thủ công các dòng dữ liệu vào bảng.
  • Chỉnh sửa/Xóa: Cập nhật thông tin mới nhất hoặc loại bỏ dữ liệu không còn sử dụng.
• Nhập/Xuất dữ liệu:
  • Import: Tải lên file Excel/CSV có sẵn để khởi tạo bảng nhanh chóng.
  • Export: Xuất dữ liệu ra file để phục vụ công tác làm báo cáo hoặc lưu trữ.

5. Kết nối Bảng dữ liệu với kịch bản Bot

Để phát huy tối đa sức mạnh, bạn hãy kết nối Bảng dữ liệu với luồng chat của Bot thông qua 3 hành động chính:

1. Lưu thông tin (Write): Tự động ghi lại thông tin khách hàng vừa cung cấp (ví dụ: Số điện thoại, Địa chỉ) vào bảng.
2. Tra cứu thông tin (Read): Tìm kiếm thông tin trong bảng dựa trên một từ khóa (ví dụ: Lấy trạng thái đơn hàng dựa trên Số điện thoại) để trả kết quả cho khách.
3. Thay đổi thông tin (Update): Cập nhật giá trị của một ô dữ liệu khi có sự thay đổi (ví dụ: Chuyển trạng thái đơn hàng từ "Đang xử lý" sang "Đã giao hàng").